Ultimamente, fluxo de caixa tem sido a palavra da vez! Muitos empresários acreditam que sabem tudo o que acontece em seus negócios. Às vezes, por serem muito bons em sua atividade fim, subestimam a importância do uso de controles financeiros e concentram esforços somente na operação da empresa. Estes são dois grandes erros que costumam levar muitos negócios à falência. Uma realidade que pode ser facilmente contornada, ainda mais nos dias atuais, em que as ferramentas de gestão estão cada vez mais práticas e acessíveis.

Neste artigo vamos ver não apenas o que é o fluxo de caixa, mas também seus diferentes tipos e possibilidades de uso para fins de tomada de decisão. Você vai aprender a avaliar o fluxo de recursos e a disponibilidade de capital de giro na sua empresa. Acompanhe!

O QUE É O FLUXO DE CAIXA?

O Fluxo de Caixa – ou Controle de Caixa – é a primeira e imprescindível das ferramentas de gestão contábil e financeira que uma empresa deve utilizar. Ele assegura a estabilidade contábil e deve ser constantemente alimentado (com informações), monitorado e analisado.

Basicamente, o fluxo de caixa consiste no processo de registro de toda a movimentação financeira de uma empresa, independente do seu porte e atividade. Qualquer negócio que lide com entrada e saída de dinheiro, deve ter um controle de fluxo de caixa, onde se registre de forma detalhada e disciplinada os ganhos e gastos, levando-se em conta períodos de tempo pré-estabelecidos (pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal, dependendo da necessidade da empresa).

PARA QUE O FLUXO DE CAIXA É ÚTIL?

Ao compreendermos o fluxo de caixa, temos a visão do hoje e do amanhã financeiro da empresa. Muito além de monitorar o saldo momentâneo, o fluxo de caixa permite uma série de benefícios, tais como:

  • Organizar, prever e projetar a realização das entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos) e avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
  • Sinalizar a existência de gastos desnecessários e definir ajustes: permite que você otimize seu plano de contas e invista no que é importante;
  • Destacar prazos importantes das suas contas: ajuda a evitar inadimplência e mais gastos criados por juros;
  • Definir os melhores prazos para as suas contas: com o histórico gerado, você sabe em quais dias do mês há mais dinheiro disponível no caixa e gerencia melhor os pagamentos;
  • Mapear a sazonalidade dos produtos: também com o histórico gerado, você consegue saber os momentos de alta e baixa nos estoques, para planejar a compra de insumos, realizar promoções e ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo.

Somente com um bom fluxo de caixa o gestor consegue ter uma visão ampla e precisa sobre a situação financeira da empresa. Assim, pode conhecer os períodos com ganhos ou despesas maiores, e saber qual o melhor momento para investir ou reter os recursos.

TIPOS DE FLUXO DE CAIXA

Existem diferentes tipos de fluxos de caixa, cada um com suas características e objetivos únicos. é essencial conhecê-los, a fim de utilizá-los corretamente.

Fluxo de caixa direto

É a metodologia mais utilizada no mercado. Fornece informações diariamente, exigindo maior empenho e tempo da equipe de trabalho. O fluxo de caixa direto considera a forma bruta das operações financeiras, ignorando qualquer desconto, ou seja, as entradas e saídas são organizadas em categorias que condizem com as atividades da gestão.

Fluxo de caixa indireto

Essa técnica se difere da anterior, pois utiliza o balanço patrimonial (vindo da Contabilidade) para considerar a variação de ativos em um período. Portanto, a gestão contabiliza o lucro de um determinado intervalo e o reajusta a partir da amortização e depreciação. Em suma, chega-se ao montante registrado no Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). Alguns contadores também utilizam esse documento para descobrir se a empresa teve lucro ou prejuízo.

Fluxo de caixa projetado

Nesse modelo, a partir dos lançamentos realizados, o gestor pode ir além das entradas e saídas e planejar (projetar) as ações futuras do negócio com base nos resultados. Trata-se de analisar o presente para a construção de uma visão futura. São três as funções do fluxo de caixa projetado:

  • Organizar: projetar a realização de pagamentos e recebimentos.
  • Corrigir: projetar ajustes para estancar perdas e sair do vermelho.
  • Afirmar: projetar investimentos no crescimento e na expansão do negócio.

O fluxo de caixa projetado permite identificar possíveis descompassos entre o prazo para pagar fornecedores e receber de clientes, se a empresa gasta mais do que recebe ou se há capital imobilizado, por exemplo. Por meio de gráficos é possível visualizar a curva de desempenho, comparando receitas e despesas em um determinado período e identificando tendências. Acompanhar o fluxo de caixa projetado constantemente significa nunca ser pego de surpresa em sua rotina.

Fluxo de caixa operacional

Essa modalidade de fluxo de caixa levanta os gastos e as receitas operacionais, ou seja, todas as movimentações financeiras necessárias para o funcionamento da empresa, como a folha salarial e o abastecimento e manutenção do estoque. Não se deve, por exemplo, contabilizar os investimentos nem o pagamento de impostos e taxas. Empreendimentos em fase inicial de crescimento podem utilizar o fluxo de caixa operacional, já que não existe grande variedade de informações e produtos.

Fluxo de caixa livre

Serve para medir a capacidade da empresa de gerar capital em curto, médio e longo prazo. Para isso, considera-se o saldo disponível em caixa após o desconto de despesas fixas.

Para o fluxo de caixa livre funcionar, é preciso ter dois relatórios com projeções distintas: um com resultados estimados para um período entre 60 e 90 dias, e outro considerando um período maior estimado em 2 e 5 anos. Com isso, o gestor pode acompanhar o desempenho da empresa com relação ao capital e saber se o capital de giro será suficiente para manter as finanças equilibradas. Em caso de balanço positivo, o gestor pode avaliar a melhor estratégia para aplicar o capital ocioso. Caso seja negativo, pode planejar meios de tirar o negócio do vermelho.

COMO COMEÇAR O FLUXO DE CAIXA?

Se você já tem um negócio e quer começar a controlar o seu fluxo de caixa com a certeza de estar compreendendo bem a ferramenta e de a estar utilizando corretamente, sugerimos seguir esses passos:

  • Comece pelo saldo da sua empresa. Para isso, separe suas receitas e despesas por categorias;
  • Crie o hábito de registrar as entradas e saídas do seu caixa. Atualize e corrija os lançamentos;
  • Pesquise ferramentas de gestão financeira (planilhas eletrônicas, sistemas de gestão) que possam poupar o seu tempo e fornecer dados com precisão e clareza. O mais recomendável é avançar rumo a ferramentas mais completas, como um sistema de gestão online.
  • Caso tenha dúvidas, procure seu contador e busque orientação. Isso faz toda a diferença.

O QUE REGISTRAR NO FLUXO DE CAIXA?

Os registros no fluxo de caixa devem ser feitos com o máximo de horizonte (tempo) adequado às necessidades da empresa. Devem ser registrados:

  • Vendas à vista e a prazo e recebimento de duplicatas, entre outros;
    Compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, pagamento de despesas e outros pagamentos.

Vejamos alguns exemplos de recebimentos e de pagamentos:

Recebimentos

Vendas à vista, vendas a prazo, em cheques (inclusive pré-datados) duplicatas, cartões, rendimentos de aplicações, e outros recebimentos.

Pagamentos

Fornecedores, despesas bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários, comunicação – telefonia, internet, correios etc.; manutenções – equipamentos, veículos, prédios, etc.; retirada pró-labore, salários dos sócios que trabalham na empresa, serviços de terceiros, contador, advocacia, etc; impostos e contribuições, materiais – escritório, copa, limpeza etc.; investimentos realizados, amortização de empréstimos e dívidas.

Segundo resume o Sebrae, “o resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível (em dinheiro disponível no caixa, ou depositado em conta corrente nos bancos, etc.) apurado pela diferença entre o total do valor dos recebimentos e pagamentos efetivamente realizados em uma determinada data ou período.). O saldo final do fechamento de caixa deve corresponder ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou depositados em contas corrente (banco).”

É preciso destacar que o fluxo de caixa só terá sua função plenamente executada se os devidos cuidados forem tomados. O primeiro deles é o controle rigoroso sobre entradas e saídas. Não se pode ignorar o que os relatórios indicam. Deve-se confiar nos números e usar as informações com inteligência. O segundo cuidado é a atualização periódica do fluxo de caixa. Dados desatualizados podem levar a interpretações erradas.

CONFIRA TAMBÉM: Gestão Financeira Inteligente para Prestadores de Serviços

CATEGORIAS DO FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa deve ser detalhado e considerar toda a gestão de custos. As despesas de uma empresa são variadas, mas podem ser agrupadas e categorizadas de acordo com o ramo de atuação do negócio. Cabe ressaltar que não existe uma regra para a definição das categorias, ou seja, cada empresa monta seu plano de contas conforme a sua estrutura. Em conclusão, procure fazer isso de modo que os relatórios se tornem mais completos e ampliem o seu campo de visão.

As saídas podem ser categorizadas a partir das atividades da empresa. Exemplos:

  • Folha salarial;
  • Materiais;
  • Serviços e operações;
  • Investimentos

Já os recebimentos podem ser separados em:

  • Juros;
  • Vendas;
  • Financiamento;
  • Retorno de investimento.

MAIS DICAS SOBRE FLUXO DE CAIXA E A CONTABILIDADE

Paralela e complementarmente ao fluxo de caixa, é válido realizar o planejamento financeiro da empresa levando-se em conta o cenário externo, a partir dos seus resultados previstos. Analisar estimativas econômicas e políticas, por exemplo, são fundamentais nesse processo.

Para um fluxo de caixa mais eficiente, observe as dicas a seguir:

Estabeleça uma rotina

Muitas das atividades do setor financeiro ocorrem todos os meses, como o pagamento da folha salarial, pagamento de impostos, compra de materiais e insumos etc. Crie procedimentos padrão e um calendário para essas atividades. Diariamente, organize as despesas do dia anterior, registre os pagamentos que devem ser realizados, salve documentos, fotos e contratos;

Semanalmente, verifique operações da semana anterior e prepare-se para o restante do mês; mensalmente, analise os dados obtidos, procurando os pontos mais fracos do planejamento.

Analise resultados

Quem analisa resultados, consegue identificar gargalos e oportunidades, além de ter insights que facilitam a tomada de melhores decisões. No início é normal que você fique um pouco confuso com os números, já que é preciso entender e se familiarizar com inúmeros valores financeiros.

Em primeiro lugar, avalie as entradas e saídas do mês atual e as compare com os valores dos meses anteriores. Ao acompanhar a evolução das vendas você consegue entender se elas estão crescendo ou diminuindo.

Em segundo lugar, analise as principais despesas e dê mais atenção aos volumes financeiros de maior relevância, pois qualquer deslize pode desperdiçar o capital da empresa.

Em terceiro lugar, esteja atento aos dias do mês em que há maior concentração de pagamentos. Se você realiza pagamentos no quinto dia útil e as maiores entradas acontecem dias depois, procure remanejar esses vencimentos para não desfalcar o seu caixa.

Confira os saldos diários elevados, tanto negativos quanto positivos. Certamente, eles sugerem a necessidade de mudanças na organização financeira, pois podem implicar em financiamentos a custos elevados (saldo negativo) ou custo de oportunidade da aplicação (saldo positivo) e que poderiam render juros em aplicações ou melhores condições de pagamento junto a fornecedores.

ORIENTAÇÃO PROFISSIONAL

Independente das motivações que o levaram a empreender na sua atividade comercial, não se pode ignorar que o controle financeiro deve sempre ser a sua prioridade. Nós, da HBB Contabilidade, Gestão e Consultoria, sabemos da importância de uma boa gestão financeira e, portanto, trabalhamos com cada um de nossos clientes a orientação para o uso correto das ferramentas de gestão.

Se você quer saber qual o sistema de gestão ideal para o seu negócio e como controlar o fluxo de caixa da forma mais simples possível, conte com nossa equipe de profissionais. Alguns procedimentos, como emitir notas fiscais automaticamente, são diferenciais que possibilitam mais tempo e recursos para investir em assuntos mais relevantes para o seu negócio.

Já pensou em contar com um sistema que emite e integra todos os seus boletos e notas fiscais diretamente com o seu controle financeiro, tudo automaticamente? Essas ferramentas existem e nós auxiliamos nossos clientes a utilizá-las, num processo simples e que muda a realidade de qualquer empresa!

Em conclusão, esperamos que ao ler este post, você tenha aprendido um pouco mais sobre o assunto e esteja preparado para superar obstáculos em sua rotina.

Na HBB, nós acreditamos que a contabilidade e a gestão caminham juntas! Confira esse conteúdo sobre Gestão Financeira Inteligente e Fluxo de Caixa.

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